Se ho inviato una lettera e voglio bloccare la spedizione come posso fare?
Hai tempo fino alle 23.59 del giorno lavorativo in cui hai inoltrato il flusso. Vai nella Sezione Archivio e clicca nella area Azioni il bottone giallo.
Perchè per spedire una lettera devo confermare l'anteprima?
Perché se il file non è correttamente impaginato, ci sono molte probabilità che la busta non venga recapitata. Meglio verificare l’anteprima e poter modificare il documento prima di spendere i soldi per la spedizione.
La data e l’ora di invio indicano il momento della consegna della lettera?
No, indicano il momento in cui la lettera verrà trasmessa al centro servizi. Se mandi ad esempio una lettera alle 19.30 di lunedì, il centro servizi la riceve e la inserisce nel processo di stampa che inizia sempre il giorno successivo, in questo caso martedì mattina. Nell'area Info-Condizioni generali, trovi tutti i nostri SLA di servizio.
Il numero di raccomandata che trovo in Archivio ha valore legale?
Assolutamente sì! È il numero che ci viene fornito dall’operatore postale e che noi associamo alla lettere inviata tramite il software.
Invio da unico file PDF: perché devo verificare la corrispondenza PDF/Excel?
È fondamentale verificare che l’ordine delle lettere contenute nel file PDF coincida con l’ordine dei destinatari nel file Excel per poter tracciare correttamente lo stato della lettera (in area Archivio) ed evitare che la cartolina destinata a “Tizio”, venga associata a “Caio”, annullando il valore legale nel caso di raccomandate a.r.
Se devo dimostrare per motivi legali la data di invio di una lettera inviata 6 mesi fa, cosa devo fare?
Innanzitutto la data con valore legale del documento inviato con posta raccomandata è la data associata al numero raccomandata dell'operatore postale. Puoi chiedere comunque ad assistenza@emessagemio.com di fornirti la distinta cartacea con la data e timbri con valore legale dell’operatore. Possiamo recuperare le distinte cartacee con le informazioni di spedizioni avvenute degli ultimi 12 mesi. Chiedi all'assistenza il costo di questa operazione di recupero.
Quanto tempo è previsto per la consegna della lettera?
Per i tempi di consegna, rimandiamo alle condizioni generali di Poste Italiane o del recapitista privato.
SMS
La notifica ha un costo?
Sì, verifica il tuo piano tariffario nell’area Pagamenti e prezzi – Listino prezzi.
La notifica ha valore legale?
No.
La notifica mi conferma che il messaggio è stato consegnato?
Sì, la notifica conferma che il dispositivo mobile ha ricevuto il messaggio. Non conferma che il destinatario abbia aperto e letto il messaggio.
Cosa sono i caratteri speciali?
Alcuni caratteri come le lettere con accenti a destra o a sinistra, le maiuscole accentate o le lettere utilizzate per una lingua straniera, riducono i caratteri disponibili. Ogni SMS ha una dimensione fissa di 140 byte, che corrispondono a 160 caratteri. Utilizzando una o più lettere con un accento particolare, la codifica del carattere diventa più pesante (2 byte) e quindi riduce lo spazio a disposizione per scrivere gli sms. Nell’area Info – Caratteri speciali GSM trovi l’elenco.
Perché se copio e incollo il testo da un file Word, il software modifica alcuni caratteri?
Perché i segni di punteggiatura e alcuni caratteri speciali, se copiati da file Microsoft Word, non rispettano la codifica del linguaggio GSM. Consigliamo sempre di cancellarli e digitarli nuovamente all’interno di messaggio.
Il software come contabilizza i messaggi concatenati?
Il primo Sms è composto da 160 caratteri, i successivi vengono invece contabilizzati a gruppi di 143 caratteri. La differenza (160-143 =17 caratteri) viene utilizzata dal software per unire (concatenare) i messaggi e consegnare al destinatario un messaggio unico.
Ho inviato un SMS posticipato; posso bloccare l'invio?
Sì; per bloccare l'invio programmato di un SMS, bisogna andare nell'area Archivio - SMS inviati e cliccare il bottone giallo nella colonna Azioni.
FAX
Il Fax trasmesso via internet ha valore legale?
Per il fax il valore legale è ampiamente dibattuto e ad oggi non c’è una chiara interpretazione della giurisprudenza in merito. C’è però una sentenza del Consiglio di Stato che non solo riconosce la piena utilizzabilità del fax quale mezzo legale di comunicazione, ma attribuisce altresì al rapporto di favorevole trasmissione del documento anche il valore di presunzione semplice. Ciò significa che colui che ha inviato il messaggio non deve fornire alcuna ulteriore prova.
Posso inviare in tutto il mondo?
Puoi inviare Fax nei Paesi presenti nell’elenco Copertura internazionale Fax, nell’area Info.
Posso inviare a numeri verdi?
No.
Come inserire l’immagine della firma scannerizzata nella copertina?
(Consigliamo di usare il browser Firefox) Devi cliccare l’icona del file contenente la firma (deve essere in formato .jpg), la trascini all’interno di Copertina e rilasci il tasto del mouse.
Ho inviato un fax posticipato; posso bloccare l'invio?
Sì; devi andare nella sezione Archivio - Fax inviati e cliccare il bottone giallo nella sezione Azioni.
ARCHIVIO
Per quanto tempo sono disponibili i dati in Archivio?
1 anno, salvo diversi accordi commerciali.
Posso cancellare i dati in Archivio?
Sì, solo se sei Superutente e hai i permessi di cancellazione attivi. Viene definito contrattualmente con il team commerciale di eMessage.
RUBRICHE
In che formato devo inserire i numeri di telefono e fax?
Ti consigliamo di inserirli nel formato internazionale: prefisso internazionale + numero (es cellulare: +393451223452, es Fax: +39035370139). Evita spazi, segni di punteggiatura e altri separatori.
Il sistema cerca di “ripulire” e normalizzare il numero, ma c’è il rischio che il messaggio non venga consegnato al destinatario.
Come faccio a trovare un contatto o una rubrica in particolare?
Utilizza i Filtri, cliccando l’intestazione della colonna contenente i dati che ti interessa trovare.
Come posso ordinare i contatti all’interno della rubrica?
Clicca l’intestazione della colonna e puoi ordinare per ordine crescente-decrescente o per valore.
Quanti contatti posso inserire in una rubrica?
Noi siamo arrivati a caricare 30.000 contatti in una rubrica senza problemi…verifica però di avere una connessione veloce!
PAGAMENTI E PREZZI
Perchè devo decidere il tipo di fatturazione?
Deposito cauzionale: se utilizzi tutti i canali di comunicazione, compresa la posta ibrida, questa modalità ti consente di avere una fatturazione che scorpora i servizi soggetti IVA (sms, fax, stampa delle lettere) da quelli esenti IVA (recapito con Poste Italiane).
Fattura immediata: modalità consigliata se prevedi di non utilizzare la posta ibrida, ma solo i servizi soggetti IVA (SMS, Fax, etc). Non preclude l'uso del canale posta ibrida.
La fattura o il deposito cauzionale vengono emessi con la data del giorno lavorativo in cui abbiamo ricevuto il pagamento.
Quale è la procedura di fatturazione servizi con deposito cauzionale?
1. L'utente acquista la ricarica
2. L'utente riceve un documento con oggetto "Deposito cauzionale per invio comunicazioni". Questo documento non è soggetto IVA.
3. Quando l'utente termina la ricarica riceverà 2 documenti:
a. Fattura con il dettaglio dei servizi soggetti IVA e dei valori bollati
b. Nota di credito che storna totalmente il deposito cauzionale
Se non finisco il credito della ricarica entro il 31 dicembre cosa succede?
Se l'utente non termina il credito entro la fine dell'anno fiscale in cui ha acquistato la ricarica, riceverà la fattura con il dettaglio e la nota di credito del credito consumato. Il credito residuo resta a disposizione per l'anno successivo.
COLLABORATORI
Perché l’utente può essere non Attivo?
Questa funzione permette all’utente gestore di consentire o meno l’accesso ai servizi da parte di un utente, senza dover cancellare l’account o modificare la password.
Es: l’utente è in ritardo con il pagamento di un canone per il servizio di ricezione Fax? L’utente gestore lo disattiva fino a quando non riceve il saldo.
Perché inserire solo nome cognome?
Per rendere veloce all’utente gestore la creazione di nuovi utenti. Tutti i dati necessari per un’eventuale fatturazione (indirizzo, partita iva, etc) possono essere inseriti dal nuovo utente.
MULTILIVELLO E GRUPPI
Credito ereditato, assegnato, acquistato o postpagato?
Strutturare i profili dei costi consente di avere la completa trasparenza e visibilità della spesa comunicazione/messaggistica:
Credito ereditato: gruppi e utenti utilizzano il credito dell’utente amministratore.
Credito assegnato: ogni gruppo e utente richiede alla sede centrale l’assegnazione di un budget e la l’utente amministratore assegna in autonomia le ricariche
Credito acquistato: gruppi e utenti acquistano le ricariche direttamente da eMessage, sotto la supervisione dell’utente amministratore (es: aziende controllate con propria autonomia finanziaria).
Credito postpagato: consente di pagare il traffico a consuntivo del periodo (fine mese).
Come personalizzo le funzioni di invio di utenti e gruppi?
Per personalizzare le funzioni di invio e definire quali canali di comunicazione e con quali modalità i gruppi e i singoli utenti possono usufruire dei servizi della piattaforma devi accedere all'Area Gestione e cliccare Utenti o Gruppi.
Cliccando il tasto Permessi puoi definire i permessi di accesso alle funzioni di invio, archivio, gestione, servizi aggiuntivi, pagamenti e prezzi, info.
Come personalizzo i permessi di accesso e la grafica?
Nell'Area Gestione clicca Gruppi, seleziona il gruppo e modifica; puoi personalizzare i permessi di accesso alla piattaforma:
- Autoregistrazione per consentire ad ogni gruppo di far iscrivere i propri utenti.
- Attivazione automatica dei nuovi utenti o gestione manuale tramite pannello di controllo.
- Personalizzazione grafica (brand) di ogni gruppo.
FAX RICEVUTI
Come visualizzo i fax ricevuti nella mia mailbox?
I fax sono trasmessi in allegato (attachment) ad un messaggio di posta elettronica. Nella maggior parte dei casi è sufficiente un “doppio click” per visualizzare il fax ricevuto.
Su sistemi Windows deve però essere installato un software in grado di aprire le immagini in formato TIFF multipagina.
Imaging per Windows, normalmente installato di default con il sistema operativo, funziona bene allo scopo.
Per verificare se Imaging è installato, è possibile cercarlo nel menu Avvio, seguendo il percorso:
- Avvio -> Programmi -> Accessori -> Imaging
Anche altri software professionali, shareware o di pubblico dominio servono allo scopo.
Ti consigliamo di verificare se il software che hai intenzione di utilizzare supporta la visualizzazione di immagini TIFF multi-pagina.
In caso contrario, riuscirai a visualizzare solo la prima pagina del fax ricevuto.
Su sistemi MacOSX, puoi utilizzare il software Anteprima.
Di cosa ho bisogno per ricevere fax nella mia casella di posta elettronica?
- Una connessione Internet
- Una casella di posta elettronica
- Un programma per leggere le mail, ad esempio Outlook Express, Eudora, Pegasus Mail, ecc.
- Un visualizzatore di documenti PDF oppure di immagini per il formato grafico TIFF, ad esempio Imaging di Windows
- L'attivazione del servizio FaxIn
È possibile ricevere i fax su più di un indirizzo di posta elettronica?
Sì, ogni numero di fax potrà inoltrare i documenti ricevuti fino a 10 diversi indirizzi di posta elettronica.
Quando attivi un nuovo numero, specifica gli indirizzi email.
Se hai già attivato un numero, contatta l'assistenza per aggiungere o modificare gli indirizzi email.
I fax ricevuti occupano molto spazio disco?
Ogni pagina occupa uno spazio variabile tra i 10 Kbyte (pagine con poco testo e un logo aziendale) ed i 100 Kbyte (brochure con molto testo e grafica).
Se ricevi molti fax oppure fax di centinaia di pagine, è opportuno controllare periodicamente lo spazio disco disponibile.
CORRIERE ESPRESSO
Quale corriere è partner di eMessage per la consegna?
SDA (Gruppo Poste Italiane).
Perchè devo ordinare le buste quando attivo il modulo Corriere?
Perché qualsiasi documento/plico/busta inviato con il corriere espresso partner di eMessage (SDA) deve essere chiuso nella busta specifica secondo il prodotto di recapito selezionato.
